自動フォロー55回のうち38回で人の手が要った。半分は「誰に送るか」で、その門は機械には開けられない

会議後のフォローを無人で14日回した記録。実行55回のうち人手が要ったのは38回。理由の半分は「誰に送るか」で、2つの正しい決まりが噛み合わず、人を待ち続けていた。

新人に「会議のフォローメールは下書きまでにして。送るのは私が確認してから」と伝えた。ところが、毎回同じ宛先の確認で、あなたが呼ばれていないだろうか。

実はこれは、私たちの会社でAIに起きたことである。会議が終わると、AIが議事録を拾い、履歴を追記し、共有メールの下書きまで作る。送信は決してしない。この仕組みが14日間で55回動き、38回（69%）で「人手が要った」とAI自身が書き残していた。

結論を先に言う。 - 任せる仕事の「残りの手作業」は、文章力ではなく、参照できるデータの不足であることがある。 - 2つの決まりがそれぞれ正しくても、片方の解除条件がもう片方の禁止事項なら、仕組みは静かに人を待ち続ける。 - 呼ばれた回数は、エラーとして出ない。1行書かせて初めて数えられる。

38回の半分は、宛先だった

対象は2026年9月22日から10月5日（自社計測）。理由の内訳は、宛先・送信の可否が19回、案件の紐づけが11回、議事録が読めないのが6回、重複の判定が4回、その他5回である（1回で複数に該当するものがあり、合計は38を超える）。

宛先で止まるのは設計どおりだった。記録に実績のない宛先には送らない。誤認識した名前から別人に送る事故が最悪だと考えたからで、この判断は今も正しいと思っている。

問題は解除条件にあった。門が開くのは「過去に送った実績がある宛先」だけ。その実績は、送信したときにしか記録されない。そして送信は、機械には禁じている。だから、この門は機械の側からは永久に開かない。送信の記録は2件、宛先は1件で、最終更新から48日間動いていなかった。

たとえば営業の商談後のお礼メール。「初めての宛先は必ず上司が確認」というルールがあり、確認した事実はどこにも残らない。すると、同じ宛先でも毎回、確認が発生する。

ガードは外さない。直す方向は、「送った実績」ではなく「人が一度確認した宛先」を記録することだと見ている。ただし実装はしていない。効果も、この14日と同じ数え方で比べておらず、未測定である。

AI診断で、2つ以上「いいえ」なら、任せ方の設計を見直す余地があるかもしれない。あくまで目安であり、実証された基準ではない。